Déductibilité des dépenses d’exploitation

Déductibilité des dépenses d’exploitation

La loi fiscale permet aux entreprises de déduire les dépenses d’exploitation. Ce sont les dépenses provoquées par l’entreprise et engagées pour le compte de celle-ci. Une dépense qui sera effectuée par l’entreprise mais pour les besoins privés de son dirigeant ne sera en revanche pas déductible.

A titre d’exemple, un dirigeant de société (SA, SARL) qui invite un client au restaurant pour conclure un contrat entretient une relation purement professionnelle, la dépense sera donc considérée comme déductible. Si ce même dirigeant invite un ami, la relation sera privée et la dépense ne sera pas déductible. Dans le cas où le client se trouve être aussi un ami de ce dirigeant, le contribuable va devoir déterminer si cette invitation est professionnelle ou privée.

Le principal enjeu est donc de savoir où placer le curseur entre une dépense professionnelle et une dépense privée.

REGLE GENERALE SUR LA DEDUCTIBILITE DES DEPENSES

La loi modifiée du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu (L.I.R.) distingue les dépenses déductibles et non déductibles :

• Les dépenses déductibles (les dépenses d’exploitation)

Les dépenses d’exploitation sont inhérentes à l’activité de l’entreprise. Ces dépenses prennent en compte tous les frais nécessaires à la vie de l’entreprise, à son activité et à la réalisation d’un chiffre d’affaires. ⁽¹⁾

Les dépenses d’exploitation concernent par exemple le loyer, les frais de personnel, l’électricité, certains frais de restaurant et de déplacement.

• Les dépenses non déductibles ⁽²⁾

Ce sont les dépenses effectuées dans l’intérêt du ménage du contribuable et pour l’entretien des membres de sa famille, ainsi que les dépenses relatives à son train de vie, même si ces dépenses sont susceptibles de faire profiter sa profession ou son activité.

Afin de qualifier une dépense comme « déductible », il est nécessaire que soit démontré un lien de causalité suffisamment étroit et exclusif entre ces dépenses et les revenus tirés par la société. Par ailleurs, le contribuable peut aussi être amené à démontrer que les frais engagés n’ont servi qu’à des fins professionnelles, bien qu’ils auraient pu être utilisés à des fins privés.  

LES DEUX TYPES DE FRAIS LES PLUS FREQUEMENT CONTESTES

1. Les frais de restaurant

Les frais de restaurant sont déductibles si le contribuable établit qu’ils ont été exposés dans l’intérêt exclusif de son activité professionnelle.

La jurisprudence procède à l’aide d’un faisceau d’indices, elle utilise plusieurs critères pris ensemble :

• Le lien d’amitié

La relation entre le contribuable et son invité est-elle purement professionnelle ? Ou existe un lien d’amitié entre eux ? Ce lien est-il important ?

L’importance s’analyse eu égard à la durée du lien d’amitié et l’implication du dirigeant d’entreprise dans la vie personnelle de l’invité.

• La fréquence

La fréquence des repas n’est pas déterminante en soit, il faut s’intéresser à la nécessité professionnelle de chaque repas. Le contribuable doit être en mesure de prouver que chaque repas a eu une importance professionnelle, qu’il ne pouvait pas réduire la fréquence au risque de perdre les bénéfices escomptés.

• Le sujet du repas

Les invités peuvent témoigner sur le contenu des conversations du repas, ainsi que de leurs relations avec le dirigeant. Les invités indiqueront si l’entrevue est restée purement professionnelle, et quelles relations ils entretiennent avec ce dirigeant.

• La forme du repas

Elle correspond à tous les éléments qui ne touchent pas à la conversation en elle-même, et qui pourrait laisser penser à une discussion privée ou professionnelle.

Exemple:

• Le lieu du repas

Le lieu du repas est analysé par rapport au bénéfices escomptés. Un repas onéreux dans un grand restaurant pour un contrat très peu rentable s’apparente à une dépense privée car le coût est trop élevé par rapport aux gains engendrés.

• Les invités

Le nombre d’invités et leur relation avec le dirigeant influeront sur la qualification de la dépense. Un nombre élevé de convives pourra plus facilement laisser penser à un repas privé.

• La date du repas

Un repas se déroulant un jour férié ou un dimanche influera la qualification de la dépense, elle sera plutôt considérée comme privée.  

Tous ces éléments ne doivent pas être analysés singulièrement, mais font partie d’un ensemble qui permet à l’administration de déterminer si le repas était privé ou professionnel.

2. Les frais de voiture et de déplacement

Les frais de voiture et de déplacement engagés exclusivement dans l’intérêt de l’activité professionnelle constituent des dépenses d’exploitation. Toutefois, le contribuable doit prouver que chaque déplacement a bien été effectué pour des raisons professionnelles.

Dans le cas où une voiture de service est mise à disposition, il est utile de tenir un carnet de bord pour distinguer les déplacements professionnels des déplacements privés.

Les frais de voiture et de déplacement engagés exclusivement dans l’intérêt de l’activité professionnelle constituent des dépenses d’exploitation. Toutefois, le contribuable doit prouver que chaque déplacement a bien été effectué pour des raisons professionnelles. Il est pour cela utile de tenir un carnet de bord.

Modèle de carnet de bord:

Chaque déplacement doit être inscrit en mentionnant la date, la direction du trajet, les raisons de ce trajet ainsi que le nombre de kilomètres liés dans la case correspondante (« Privés » ou « Professionnels »).

Le carnet de bord permet d’établir la part des dépenses non déductibles selon le ratio :  
(Nombre de kilomètres privés / Nombre de kilomètres totaux) * 100

Ce ratio est à appliquer au total des dépenses du véhicule.

• Amortissement

• Assurance

• Carburant

• Entretien

Exemple :

Total des dépenses liées au véhicule : 12 000€

Ratio de déplacements privés : 30%

(12 000 / 0.3) = 3 600 €

Il restera à la charge du bénéficiaire du véhicule 3 600€ à payer.

* * *

1. Article 45 alinéa 1^er de la L.I.R.

2. Article 12 alinéa 1^er  de la L.I.R.