Mise en place des élections sociales des délégués du personnel

Les élections sociales des délégués du personnel : les sociétés concernées et l'échéancier des élections sociales 2019

Les sociétés concernées par les élections des délégués du personnel

Tous les 5 ans, les salariés votent pour élire les membres de la délégation du personnel. Le 12 mars 2019 ont lieux les élections sociales au Luxembourg afin de désigner des délégués du personnel dans les entreprises de plus de 15 salariés au 1er jour du mois d'affichage de l'avis d'élection.

L'effectif comprendra les chefs d'entreprises, les salariés travaillant à temps partiel et salariés en cdd ou intérim au prorata du temps de présence dans l'entreprise.

Ne seront pas comptabilisés dans l'effectif de l'entreprise les travailleurs en CDD ou intérimaires qui remplacent un salarié absent et les apprentis. Si une modification de l'effectif vient à se produire dans les 5 ans (passage en dessous des seuils), la délégation instituée sera maintenue et exercera ses fonctions jusqu'à l'expiration de son mandat.

Si l'entreprise compte 15 salariés ou plus, l'employeur est dans l'obligation de faire élire des délégués du personnel. L'employeur est chargé d'organiser les élections à moins qu'il ne mandate un salarié pour le remplacer. Les salariés eux voteront pour élire les délégués du personnel et /ou pourront se porter candidats.

Echéancier pour les prochaines élections sociales 2019

• Au moins un mois avant l'élection : lundi 11 février 2019

- Demande d'autorisation auprès du Ministère du Travail, de l'Emploi et de l'Economie sociale et solidaire pour le vote par correspondance

- Affichage de l'avis d'élection

Il doit comporter la date et le lieu de l'élection, l'heure d'ouverture et de clôture du scrutin, le nombre de délégués et suppléants à élire, les conditions de l'électorat, le mode de l'élection.

- Envoi électronique d'une copie de l'avis d'élection à l'attention de l'Inspection du Travail et des Mines (ITM)

• Trois semaines avant l'élection : lundi 18 février 2019

- Affichage des listes électorales et de l'avis de réclamation

- Transmettre les listes électorales à l'ITM : sur ces listes doivent figurer les noms et prénoms de tous les salariés qui remplissent les conditions d'électorat et mentionner « oui » ou « non » dans les colonnes respectives de droit d'électeur actif (qui remplissent les conditions pour pouvoir voter) et passif (qui remplissent les conditions pour pouvoir être élu délégué)

Chaque salarié peut faire parvenir sa réclamation au chef d'entreprise dans les 3 jours suivants l'affichage des listes électorales.

Pour être électeur le salarié doit être âgé de 16 ans et plus le jour de l'élection, être dans l'entreprise depuis 6 mois au moins le jour de l'élection et être lié à l'entreprise par un contrat de travail (CDD, CDI, apprentissage).

Pour être candidat, le salarié doit avoir 18 ans et plus le jour de l'élection, avoir travaillé dans l'entreprise de façon ininterrompue depuis une année au moins le jour de l'affichage des listes électorale, être luxembourgeois ou étranger ressortissant d'un état membre à l'accord sur l'espace économique européenne ou étranger disposant d'un titre de travail. N'est pas admissible le salarié qui a des liens de parentés avec l'employeur ainsi que le gérant, directeur ou responsable du service du personnel.

• Deux semaines avant l'ouverture du scrutin : lundi 25 février 2019

- Reception de toutes les candidatures (au plus tard à 18h00)

- Le système d'élection à mettre en place dépend du nombre de salariés dans l'entreprise :

Pour les entreprises de moins de 100 salariés, les candidats se présentent en tant que candidat isolé.

Pour les entreprises de plus de 100 salariés, les candidats se présentent dans une liste de candidats à élire. Cette liste ne peut comprendre plus de candidats que de sièges à élire et un salarié ne peut se présenter que sur une seule liste.

- Si le nombre de candidats est inférieur au nombre de délégués et suppléants à élire, un délai de 3 jours supplémentaires est accordé pour le dépôt de nouvelles candidatures.

- Si aucune candidature n'a été présentée, un procès-verbal est envoyé à l'ITM qui désignera d'office les
délégués et suppléants pour les postes non occupés parmi les salariés restants.

• Trois jours ouvrés avant le scrutin : du mardi 26 février au 12 mars 2019

- Affichage des candidatures

• Le jour du scrutin fixé par règlement ministériel : mardi 12 mars 2019

- Procédure de vote classique et application des lois en vigueur

Ouverture et fermeture des bureaux électoraux à l'heure indiquée sur l'avis, dépouillement des scrutins.

- Etablir et donner copie du procès verbal des opérations de l'élection à l'ITM

• Pendant les trois jours ouvrés après le scrutin : du mercredi 13 au vendredi 15 mars 2019

- Affichage de la liste des délégués élus

• Dans les 15 jours suivant le dernier jour de l'affichage des résultats : du samedi 16 au lundi 1er avril 2019

- Date limite pour la formulation d'une contestation qui sera transmise au Directeur de l'ITM.

• 15 jours après le scrutin : à partir du 2 avril 2019

- Mise en place de la nouvelle délégation du personnel

Le nombre de délégués du personnel à élire est déterminé en fonction de l'effectif de l'entreprise

• Entre 15 et 25 salariés : 1 délégué et 1 suppléant

• Entre 26 et 50 salariés : 2 délégués et 2 suppléants

• Entre 51 et 75 salariés : 3 délégués et 3 suppléants

• Entre 76 et 100 salariés : 4 délégués et 4 suppléants
• Au-delà de 100 salariés, à chaque tranche de 100 salariés, le nombre de délégués et suppléants augmente de 1
• Au-delà de 5500 salariés, à chaque tranche de 500 salariés, le nombre de délégués et suppléants augmente de 1

Mise en place de la nouvelle délégation du personnel

La mise en place de la nouvelle délégation doit se faire avant la fin du 15ème jour suivant le dernier jour de l'affichage du résultat de l'élection. Après ce délai, une réunion sera fixée par le président de la délégation sortante afin de constituer la nouvelle délégation. Durant cette réunion, les délégués devront traiter de la répartition des mandats (élection du président), en d'autres termes de la répartition des rôles et fonction de chacun. La délégation devra par la suite établir un procès verbal des conclusions de la réunion et le transmettre à l'employeur ainsi qu'à l'ITM et en informer les salariés par voie d'affichage.

Les délégués du personnel ont droit à un crédit d'heures afin d'exercer leur fonction répartit comme suit :

• Pour les entreprises dont l'effectif est compris entre 15 et 149 salariés, le crédit d'heures rémunéré s'élève à 40 heures par semaine pour 500 salariés représentés et est proportionnel au nombre de salariés représentés.
• Pour les entreprises dont l'effectif est compris entre 150 et 249 salariés, le crédit d'heures rémunéré s'élève à 40 heures par semaine pour 250 salariés représentés et est proportionnel au nombre de salariés représentés.
• Pour les entreprises dont l'effectif est supérieur à 250 salariés, les délégués sont dispensés de tout travail et doivent tenir leur rôle à temps plein. Le nombre de délégué permanent est calculé en fonction de l'effectif de l'entreprise :

- Entre 250 et 500 salariés : 1 délégué permanent

- Entre 501 et 1000 salariés : 2 délégués permanents

- Entre 1001 et 2000 salariés : 3 délégués permanents

- Entre 2001 et 3500 salariés : 4 délégués permanents

- Au-delà de 3500 salariés, à chaque tranche de 1500 salariés, le nombre de délégués supplémentaires à plein temps augmente de 1.

Exemple :

• Pour une entreprise de 16 salariés : 16*40/500 soit 1 heures par semaine accordées à l'ensemble de la délégation
• Pour une entreprise de 35 salariés : 35*40/500 soit 3 heures par semaine accordées à l'ensemble de la délégation
• Pour une entreprise de 180 salariés : 180*40/250 soit 29 heures par semaine accordées à l'ensemble de la délégation
• Pour une entreprise de 230 salariés : 230*40/250 soit 37 heures par semaine accordées à l'ensemble de la délégation

La répartition entre chacun des délégués de ce crédit d'heures est définie par la délégation.

Système d'affichage des informations durant l'élection

L'employeur est tenu d'informer ses salariés du déroulement de l'élection. Pour ce faire, il dispose de différents outils comme un tableau d'affichage destiné à la communication vers les salariés ou des moyens plus modernes comme l'intranet ou l'envoi d'e-mail à l'ensemble des salariés concernés.