La comptabilité des associations

Les Associations Sans But Lucratif⁽¹⁾ (ASBL) sont dans l’obligation de tenir une comptabilité et de produire des états financiers dont l’envergure et la structure sont définies strictement par la Loi⁽²⁾, en fonction notamment de la taille de l’association (ou de son statut particulier).

Les petites associations

Les petites associations sont celles qui ne dépassent pas (pendant au moins deux années successives) au moins deux des trois critères suivants :

• Effectif inférieur à 3 personnes (temps plein) ;
• Revenus inférieurs à 50.000 € ;
• Actif inférieur à 100.000 €.

Exemple : une association qui détient le bâtiment qui lui sert de siège social (estimé à 500.000 €), qui emploie 4 personnes à mi-temps et qui réalise des recettes annuelles de 40.000 € appartient à la catégorie des « petites associations » car même si le critère d’actif (500.000 €) est dépassé, le critère lié à l’effectif (4 personnes à mi-temps = 2 personnes à plein temps) et celui lié aux revenus (40.000 €) ne le sont pas.

Les petites associations doivent au minimum :

• Établir un budget prévisionnel⁽³⁾ ;
• Tenir une comptabilité « simplifiée » renseignant l’ensemble de leurs recettes et de leurs dépenses (il est bien sûr possible de mettre œuvre à la place un système complet de comptabilité d’engagement en partie double). Il n’est en revanche pas obligatoire d’utiliser le Plan Comptable Normalisé (PCN) et les associations peuvent utiliser le plan comptable de leur choix (sous réserve toutefois de spécifications sectorielles comme par exemple le « plan comptable uniformisé du secteur social »).
• Produire un état « recettes-dépenses » complété par une annexe qui précise le total des avoirs en caisse et en banque ainsi que le nombre des membres et le pourcentage des transferts de fonds vers l’UE, l’EEE et dehors de l’UE.
• Déposer l’état « recettes-dépenses » et l’annexe au Registre de Commerce (dans les 7 mois de la clôture de l’exercice social).

Les associations moyennes

Les associations moyennes sont celles qui ne sont plus des petites associations, mais qui pour autant ne dépassent pas (pendant au moins deux années successives) au moins deux des trois critères suivants :

• Effectif inférieur à 16 personnes (temps plein) ;
• Revenus inférieurs à 1.000.000 € ;
• Actif inférieur à 3.000.000 €.

Les associations moyennes doivent au minimum :

• Établir un budget prévisionnel ;
• Tenir une comptabilité d’engagement en partie double (sans nécessairement mettre en œuvre le PCN) ;
• Produire un bilan et un compte de résultat complétés par une annexe qui précise le nombre de membres, le volume de financement d’autres entités, le pourcentage des activités dans l’UE, l’EEE et un dehors de l’UE et le pourcentage des transferts de fonds vers l’UE, l’EEE et dehors de l’UE.

Déposer le bilan, le compte de résultat et l’annexe au Registre de Commerce (dans les 7 mois de la clôture de l’exercice social).

Les grandes associations

Les grandes associations sont celles qui dépassent (pendant au moins deux exercices successifs) les critères pour être qualifiées de petites ou moyennes.

Les grandes associations doivent au minimum :

• Établir un budget prévisionnel ;
• Tenir une comptabilité d’engagement en partie double (sans nécessairement mettre en œuvre le PCN) ;
• Produire un bilan et un compte de résultat conformes au modèle des entreprises de taille moyenne et ces documents doivent être complétés par une annexe qui précise le nombre de membres, le volume de financement d’autres entités, le pourcentage des activités dans l’UE, l’EEE et un dehors de l’UE et le pourcentage des transferts de fonds vers l’UE, l’EEE et dehors de l’UE ;
• Nommer un réviseur d’entreprises agréé ;
• Déposer le bilan, le compte de résultat, l’annexe et le rapport du réviseur au Registre de Commerce (dans les 7 mois de la clôture de l’exercice social).

Les associations reconnues d’utilité publique

Quelle que soit leur taille, les associations reconnues d’utilité publique relèvent de la catégorie des « grandes associations » et sont soumises à l’ensemble de leurs obligations.

Les associations reconnues d’utilité publique doivent en plus, de manière supplémentaire, adresser au Ministre de la Justice l’ensemble des documents déposés au Registre de Commerce.

Date de prise d'effet de l'obligation comptable formelle

Les associations nouvellement constituées sont d'emblée soumises à l'obligation comptable formelle. Les associations existantes ont jusqu'à septembre 2025 pour mettre leurs statuts en conformité avec la nouvelle loi et seront soumises à l'obligation comptable formelle à compter du jour de cette mise en conformité.

Références
⁽¹⁾Les associations sans but lucratif sont des organismes organisés par la Loi, inscrits au Registre de Commerce et des Sociétés, mais qui (contrairement aux sociétés) ne se livrent pas à des opérations industrielles ou commerciales ou qui ne cherchent pas à procurer à leurs membres un gain matériel.
⁽²⁾Loi du 7 août 2023 sur les associations sans but lucratif et les fondations.
⁽³⁾On pourrait toutefois s’étonner de cette obligation ainsi imposée aux associations car les entreprises n’ont pas cette obligation légale d'établir et de faire approuver un budjet prévisionnel.