Au Luxembourg, le régime fiscal de déductibilité des frais de route et frais de séjour remboursés ou alloués aux employés, dans le cadre de voyages effectués pour des besoins de service suit les principes généraux suivants:

• les frais peuvent être soit des frais réels avec pièces justificatives, soit des frais forfaitaires.
• les frais forfaitaires alloués aux employées ne peuvent dépasser les remboursements que perçoit un fonctionnaire luxembourgeois dans la même situation.
• les indemnités doivent être proportionnées aux dépenses réelles, elles ne peuvent en aucun cas correspondre à une rémunération déguisée.
• les indemnités versées doivent toujours être ventilées selon leur catégorie.

LES FRAIS DE ROUTE

Il s'agit principalement du transport et de tous les frais relatifs à celui-ci.

Le remboursement sur justificatifs n'appelle pas de commentaire particulier.  

Pour les frais forfaitaires les bases suivantes sont généralement admises :

• train : première classe.
• bateau : toute classe inférieure à la première.
• avion : en Europe classe économique, hors Europe classe affaire.
• voiture personnelle 0,40 euro par kilomètre quelque soit le nombre de kilomètres parcourus et la cylindrée de la voiture.

LES FRAIS DE SEJOUR 

Le remboursement sur justificatifs n'appelle pas de commentaire particulier.

Pour les frais forfaitaires on distingue l'indemnité de jour (toutes les dépenses de l'employé en mission, principalement repas et courts déplacements) et l'indemnité de nuit (la chambre d'hôtel et le petit déjeuner).

Pour l'indemnité de nuit, même si la méthode forfaitaire est utilisée, il faut fournir un justificatif, en l'absence de justificatif l'indemnité forfaitaire est égale à 20% de l'indemnité normale.

Les remboursements forfaitaires pour 2009, fixés par le Règlement du Gouvernement en Conseil du 19 décembre 2008, correspondent par pays au tableau suivant :

*    Tarif applicable du 1er  janvier 2009 au 30 juin 2009.

** Tarif applicable du 1er  juillet 2009 au 31 décembre  2009.

Pour les pays non énumérés ci-dessus les indemnités sont de 80 euros pour l'indemnité de jour et de 200 euros pour l'indemnité de nuit.

Pour les séjours à l'intérieur du Luxembourg et pour des résidents luxembourgeois, l'indemnité de jour est de 14 euros et celle de nuit de 56 euros.