La domiciliation du siège social

Domicilier son entreprise implique de choisir une adresse pour fixer le siège social. Ce choix doit être le résultat d'une véritable réflexion car la loi luxembourgeoise impose de nombreuses contraintes en termes de domiciliation du siège social.

Où domicilier son entreprise ?

Lorsque l'on souhaite domicilier son entreprise, le siège social est en principe situé au lieu de son principal établissement[1].

Pour les entreprises soumises à une autorisation d’établissement (c’est-à-dire les entreprises évoluant dans le domaine commercial, artisanal, industriel ou celui de la prestation de services), le principal établissement doit également répondre à des critères administratifs minimum de surface et de consistance[2], à savoir concrètement :

• Pour les entreprises ayant une activité commerciale : celles-ci doivent en principe disposer d’un dépôt ou d’un magasin, à moins qu’elles puissent démontrer qu’elles n’effectuent que des opérations de négoce et dans ce cas un bureau sera suffisant.
• Pour les entreprises du domaine artisanal : celles-ci doivent disposer d’un atelier ou éventuellement d’un dépôt lorsqu’un atelier s’avère inutile compte tenu des spécificités de leur activité (travaux sur voirie, etc…).
• Pour les entreprises ayant une activité de prestation de services : celles-ci doivent disposer d’un bureau.

Dans tous les cas, il est nécessaire de disposer d’une véritable infrastructure physique pour la domiciliation du siège social. Une simple « boîte aux lettres » n’est pas possible. De même qu’il ne serait pas non plus possible de louer une simple boîte postale pour y fixer le siège d’une entreprise.

La domiciliation du siège social auprès d’un domiciliataire ne sera en fait possible que pour les seules sociétés patrimoniales (les SOPAFI, les SPF), les sociétés civiles (SCI, etc...) et les sociétés dites « en sommeil » (c’est-à-dire celles qui ont provisoirement suspendu leur activité commerciale ou artisanale). Dans ce cas, le domiciliataire doit être un professionnel[3] tel qu’une banque, un notaire, une fiduciaire, un cabinet d’avocat...

La domiciliation du siège social à l'adresse du dirigeant

Les dirigeants des très petites sociétés (par exemple celles organisées sous forme de SARL-S ou de SARL unipersonnelle) sont souvent tentés de fixer le siège de leur entreprise à leur domicile personnel pour limiter aux maximum leurs frais généraux.

Ce choix est en théorie possible puisque la loi autorise un dirigeant à domicilier son entreprise à son propre domicile[4], mais il faut encore que ce domicile comporte un bureau, un atelier ou un entrepôt pour satisfaire aux exigences de la loi sur l’autorisation d’établissement (Cf. supra)[5].

Il faut également que le règlement communal (et éventuellement le règlement de copropriété) autorise l’exercice d’une activité à l’adresse du dirigeant, et que cela ne soit contraire à aucun engagement fiscal pris par le propriétaire du bien immobilier.

Ainsi, si le dirigeant est locataire, il devra, avant d’y fixer la domiciliation du siège social de son entreprise, solliciter l’accord écrit de son propriétaire et son propriétaire lui refusera légitimement s’il est dans l’un des cas suivants :

• Si le règlement communal interdit l’exercice d’une activité professionnelle à l’adresse choisie;
• Si le règlement de copropriété interdit l’exercice d’une activité professionnelle dans l’immeuble;
• Si le propriétaire a obtenu une réduction des frais de notaire à l’occasion de l’acquisition de l’immeuble moyennant la promesse de destiner le bien immobilier à des fins d’habitation exclusive;
• Si le propriétaire a effectué des travaux et a obtenu une réduction du taux de TVA moyennant la promesse de destiner le bien immobilier à des fins d’habitation exclusive;
• Si le propriétaire est en mesure de bénéficier du taux d'amortissement de 6%. Le taux d'amortissement de 6% est en effet réservé aux personnes physiques (ou SCI détenues par des personnes physiques) qui donnent en location des biens immobiliers neufs destinés à des fins d'habitation exclusives. L'utilisation du bien comme siège d'une société serait donc de nature à priver le propriétaire de bénéficier du taux de 6%.

Si le dirigeant est propriétaire de son logement, il veillera strictement à vérifier si les conditions ainsi énoncées sont bien remplies de sorte de s’épargner toute critique.